豐碩 發表於 2012-11-29 03:21:59

【檔案管理】

<P align=center><STRONG><FONT size=5>【<FONT color=red>檔案管理</FONT>】</FONT></STRONG></P>&nbsp;<P><STRONG>ArchivalManagement</STRONG></P>
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<P><STRONG>【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典</STRONG></P>
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<P><STRONG>檔案乃機關團體處理主管事務的產物,一般學者將檔案界定為依檔案管理程序完成作業,可供查調應用的文件。</STRONG></P>
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<P><STRONG>檔案一詞之創設始於明末清初之胥吏,是民族融合的結晶。</STRONG></P>
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<P><STRONG>具體言之,檔案的功用約有下列4端:(一)行政稽憑的功用:檔案為公務處理的真實紀錄,可供業務承辦人員了解案情及立意遣文的參考。</STRONG></P>
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<P><STRONG>(二)學術研究的功用:檔案是學術研究的原始資料(PrimaryData),內容彌足珍貴,是價值極高的學術參考資料。</STRONG></P>
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<P><STRONG>(三)法律信證的功用:檔案是以往公務活動的紀錄,若公務上有爭執糾紛時,以檔案紀載為認定是非的有力證據。</STRONG></P>
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<P><STRONG>(四)史料供證的功用:今日的檔案即是明日的歷史,檔案是未來提供編修歷史的重要資料,歷代會典、會要之編纂即仰賴檔案。</STRONG></P>
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<P><STRONG>總之,檔案具有多元化的功能,它常被史學家、藝術家、蒐藏家及政治家所重視,從檔案裡亦可看出一國政治、文化、社會、經濟及行政的發展實況。</STRONG></P>
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<P><STRONG>而所謂檔案管理,乃指檔案業務之規畫和檔案勤務的處理,其管理過程精細的區分,可含點收、登記、整理、分類、立案、編目與裝訂等幾個環節;</STRONG></P>
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<P><STRONG>但從較周遍性的尺度審視,檔案管理過程可涵蓋以下7個步驟:(1)歸檔:可再分為辦畢歸檔與結案歸檔兩類手續;</STRONG></P>
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<P><STRONG>(2)立案:含分類、編案、編卷及填製單、卡等手續;</STRONG></P>
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<P><STRONG>(3)編目:含登目次表、文檔對照表、各索引目錄之登錄;</STRONG></P>
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<P><STRONG>(4)典藏:有整理、縮影、裝訂、排列等步驟;</STRONG></P>
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<P><STRONG>(5)保護:含防潮濕、蟲鼠、盜竊等保密防護工作;</STRONG></P>
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<P><STRONG>(6)清理:含檢查、校正、核對、移轉、銷燬等步驟;</STRONG></P>
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<P><STRONG>(7)應用:包括諮詢、借閱與編輯等服務事宜。</STRONG></P>
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<P><STRONG>從這7項管理過程(ManagementProcess)分析,前3項屬於檔案管理裡純技術性服務(TechnicalServices)的範疇;</STRONG></P>
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<P><STRONG>後4項則是檔案管理公眾性服務(PublicServices)的範圍。</STRONG></P>
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<P><STRONG>近年來,檔案管理受辦公室自動化(OfficeAutomation,簡稱OA)的影響,已見辦公室電子資訊處理化的傾向;</STRONG></P>
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<P><STRONG>簡言之,檔案電腦化後,辦公室成為資訊處理中心,資料輸入後,經由檔案管理人員(Archivist)及電腦設備加以儲存、檢索、過濾及修正,再與其他資訊重新組合,然後產生特定的用途,此為第二次世界大戰以後,檔案管理與資訊技術(InformationTechnology)相結合所造成。</STRONG></P>
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<P><STRONG>吾人亦可說:電腦化檔案(ComputeralizedFile)的大量運用,正象徵著辦公室自動化潮流的風靡,同時也是檔案管理發展的一個新方向。</STRONG></P>
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<P><STRONG></STRONG>&nbsp;</P>轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary
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